一是成立档案搬迁领导小组。

档案史志馆馆长→组长，统筹领导搬迁工作。

3位副馆长→分工负责档案出库、运输、入库、上架工作。

二是成立搬迁小组。

成员：保管利用科4人＋数字化中心9人。

采用轮岗制，分散下架组、上架组的工作压力。

设3名机动人员，保障搬馆顺利推进。

三是通过社会公开招投标确定搬运公司，搬馆前开展档案安全培训。

馆内密集架一档尺寸为85×26×37cm，按照“一档一箱”打包原则，根据清点的排架长度预计共需1.2万箱。

考虑到馆藏档案数量多、重量大，综合考虑尺寸合适度、材料承重性、价格、可循环次数等因素，经过多个样品比对、试验，最终选择性价比高的装具——塑料周转箱。

下架工作的重点在于，同一全宗下的档案分散在多个库房中，负责人需严格按照排架测量登记表上的“全宗—目录”顺序，在多个楼层、库房间准确定位到档案，编写流水号，保证之后的上架工作有条不紊。

按照排架情况测量登记表中“全宗—目录”的顺序，定位档案，填写标签，标签内容包括流水号、全宗、目录、起止卷号，粘贴在对应密集架处。 

运输工作的重点在于，确保档案安全与人员安全，尤其是档案在运输过程中无遗漏、无损坏，按顺序排列在指定库房中等待上架。

根据标签流水号，按顺序将周转箱装车，装车负责人核对出库单并签字，移交跟车人员。

跟车人员携带出库单跟车押运，严格遵守交通规则，保障档案安全抵达新馆。在出库单上签字，移交接车人员。

运输车辆抵达新馆后，接车人员清点核对出库单，签字存档。按顺序将档案运送至对应库房，等待上架。

重点在于确保档案按照顺序上架，无遗漏、无乱序。上架是体力消耗最大的环节，要注重科学分配工作量，及时进行人员轮换休整。

根据标签信息，清点周转箱中档案全宗、目录、起止卷号，负责人核对正确后签名保存标签。 

核对标签后，利用小推车将该箱档案送至上架处，按流水号顺序上架。全宗或目录变化时空开一档接续上架。

 一个目录上架完成后，及时编写位置索引。

搬馆时间长、任务重，机动组要熟悉掌握各环节工作，及时与其他人员进行轮岗。

部分老旧档案重新装盒；

部分图书使用新馆消杀设备进行消毒、杀虫。 

档案搬迁工作时间紧、任务重、难度大，搬迁工作顺利完成离不开：

准备工作精准细致，

新馆规划科学合理，

全体人员团结合作。

档案搬迁是新馆整体搬迁的第一步，这就要求档案搬迁须立足全局，在清点现有馆藏档案的基础上，科学规划新馆档案保管方式，创新发展档案利用。

现有馆藏档案按照档案类型、保管期限进行划分，且因档案年代久远、分批多次进馆，导致同一全宗或目录分散于多个库房，增加了档案保管与调卷的难度。新馆按照“全宗—目录”的顺序上架，重新整合资源，将同一全宗下的档案归置在一起，便于今后档案清点、利用。

档案全程实现可追溯、可定位，保证档案搬运无遗漏、无乱序，同时满足档案查询服务中的调卷需求。

未下架档案，可通过清点表查询档案位置；

已装箱档案，可通过周转箱标签查询；

已上架档案，可通过新编位置索引查询。

可以及时响应群众查档需求，实现新旧两馆调卷无缝衔接。 

馆领导班子成立领导小组。

前期准备阶段：召开多次会议集体商量，征集多方意见，系统规划档案搬迁的目标任务、重要节点、搬迁方案、人员分工等内容。

模拟演练阶段：亲力亲为参与周转箱采购试用、搬迁路线设计、档案上架模拟等流程。

实际搬运阶段：带头示范参与各个环节，修正搬迁方案，改进搬运工具。

牵头部门：保管利用科（全程负责）。

前期：设计搬迁方案、清点馆藏库存；

后期：监督档案搬运、指导有序上架、磨合分工协作、处理突发情况；

加班加点高质量提前完成档案搬迁任务。

在新馆采用新上架规则的情况下，全程严谨细致定位档案，引导旧馆多库房顺序下架，做到档案不离视线，实现无乱序、无损坏、零失误。同时，坚持查档服务不中断，专人负责窗口接待，一如既往为群众提供查档服务。

其他科室在做好日常工作的同时，为保管利用科分担其他馆内任务，如创建文明城市志愿工作、防疫工作等，助力保管利用科集中力量做好档案搬迁工作。

周转箱数量多且沉重，实际搬馆过程中，需解决如何在楼层之间、密集架之间高效搬运的问题。在多次尝试之后，馆人员与搬运公司因地制宜、大胆尝试，匹配到最佳工具。

旧馆库房分布于3层楼且无电梯，高层档案尝试用吊机将周转箱吊至1楼。楼梯间直通地下室，而装车地点在1楼，当吊至1楼时，周转箱处于悬空状态，需要两名工作人员拉至1楼地面，效率低且存在安全隐患。

后改为楼梯间滑板运输，做好减速、防撞措施，在转角平台设专人负责接应，提高档案下楼速度。