各镇人民政府、环科园管委会：
村级档案是农村改革和发展历史的原始记录，它在巩固改革成果，加强行政村内部管理，维护村集体和个人的合法权益等方面都将发挥长期的，不可替代的作用。为维护农村改革和发展的历史真实面貌，保障行政村合并后各村正常有序地开展工作，在行政村合并过程中必须高度重视档案管理工作，加强对档案的收集，认真做好各村合并前原有档案的交接工作，防止档案的损毁和散失。现对行政村合并过程中的档案管理工作提出如下意见：
一、指导思想
各级各部门要以“三个代表”重要思想为指导，从对历史负责，对人民负责的高度，切实加强领导，依法强化档案管理工作，确保档案资料的齐全完整、安全保管，有效地提供给社会各方面利用，使档案工作更好地服务于改革、稳定和发展的大局。
二、工作要求
1、档案交接范围。村级历年文书档案、会计档案、科技档案及有保存价值的材料，包括已整理成卷的档案和保存在个人手中的零散材料，特别要重视与集体和村民利益密切相关的合同、协议、土地征用、承包和流转材料及集体资产产权证明材料，确保各类档案材料的齐全完整。
2、档案交接办法。被合并的行政村一旦宣布，各镇、园的并村工作领导小组要及时明确档案分管领导、管理责任人，组织有关人员对相关村的档案进行清点和封存。对于成建制被合并的村，可向新的行政村移交；对于被分拆合并的村，其档案可由并村工作领导小组组织有关人员接收后，统一存放到镇、园机关综合档案室集中保管。在交接过程中，要认真办理交接手续，编制交接清单，交接双方要签名负责。对于已经整理成卷并且编有目录的档案，可对照目录逐卷接收，对未整理好的材料要按件接收。
3、档案交接时间。档案应和村级资产等同步移交，在新的村级班子成立后及时办好交接手续。
4、档案管理原则。被合并村的档案接收后要及时集中到新的行政村办公所在地，专室或专柜存放，确保档案的安全保管，有效利用。对原来行政村的档案分开排架，按档案业务规范科学管理。新建行政村作为一个新的组织重新开始建立档案工作。
5、行政村合并过程中形成材料的收集归档工作。各镇、园要十分重视在行政村合并过程中所形成的各种档案资料的收集和归档工作，包括市政府的批复和各镇的上报材料、对各有关村及其负责人的经济审计、新的村级班子选举和任命、原村工作人员清退或分流等材料和各种交接清单，待行政村合并工作结束后，一并向镇、园机关综合档案室移交。
三、工作纪律
1、在行政村合并过程中，如发现随意销毁、涂改档案，明知档案面临危险而不采取措施并导致档案损毁，隐匿档案或拒不移交档案的单位和个人，将依据《档案法》的有关规定，追究责任单位及责任人员的法律责任。
2、各镇、园的并村工作领导小组要高度负责，对行政村档案的交接要认真做好监督和指导工作，发现问题要及时向镇、园领导汇报。档案局将在并村工作结束后对村级档案管理工作开展执法检查。
